扫描仪能把纸质文件转换成电子文档，方便保存、传输和共享，尤其是对于需要长期归档的文件，数字化后更便于管理，减少纸质文件的存放空间。
选扫描仪要看扫描速度和精度，办公用的话，扫描速度快一点的能提升效率，精度足够保证电子文档清晰即可。如果需要扫描大量文件，可以选自动进纸的扫描仪，不用手动一页页放纸，更省力。现在很多多功能一体机都带有扫描功能，能满足日常的基本扫描需求。
使用扫描仪的时候，要把纸质文件放平整，避免褶皱影响扫描效果。扫描后的电子文档要及时分类保存，做好命名，方便后续查找。如果扫描的文件需要编辑，可以保存为可编辑的格式。扫描仪让纸质文件的管理更高效，是现代办公的实用设备。